اکسل محاسبه دنگ: ساخت جدول دنگ در اکسل و گوگل‌شیت، قدم به قدم
با اکسل یا گوگل‌شیت میشود یک جدول دنگ ساخت: یک برگه برای خرجها با ستون مبلغ، پرداختکننده و سهیم‌ها، و یک برگهی خلاصه که پرداختی، سهم و ماندهی هر نفر را با فرمول‌های ساده حساب میکند. این راهنما ساختار جدول، فرمول‌ها به زبان ساده، اشتباه‌های رایج و جاهایی را که اکسل برای دنگ کم می‌آورد توضیح میدهد.
نوشتهٔ علیرضا
۷ دقیقه مطالعه
به‌روزرسانی:
فهرست مطالب
برای محاسبه دنگ در اکسل دو برگه بسازید: برگهی خرجها با ستون‌های تاریخ، شرح، مبلغ، پرداختکننده و یک ستون برای هر نفر که سهمش را نشان میدهد، و برگهی خلاصه که با SUMIF پرداختی هر نفر و با SUM جمع سهم‌هایش را حساب میکند. ماندهی هر نفر پرداختی منهای سهم است.
اکسل و گوگل‌شیت هنوز ابزار محبوب خیلی از گروه‌ها برای حساب دنگ‌اند؛ رایگان‌اند، همه کم‌وبیش با آن‌ها آشنا هستند و هر جور بخواهید شکلشان را عوض می‌کنید. ولی یک جدول دنگ خوب چند ستون و فرمول درست می‌خواهد که اگر از اول درست چیده نشود، وسط سفر به هم می‌ریزد. منطق حساب را در راهنمای محاسبه دنگ با مثال توضیح داده‌ایم. اینجا همان منطق را به جدول تبدیل می‌کنیم.
ساختار فایل اکسل دنگ چطور باشد؟
فایل را با دو برگه شروع کنید. برگهی اول «خرجها» است و هر ردیفش یک خرج. برگهی دوم «خلاصه» است و هر ردیفش یک نفر.
ستون‌های برگهی خرجها
- ستون A: تاریخ | مثال: ۱۴۰۵/۰۷/۱۲
- ستون B: شرح | مثال: اجاره‌ی ویلا
- ستون C: مبلغ به تومان | مثال: ۶٬۰۰۰٬۰۰۰
- ستون D: پرداختکننده | مثال: علی (از فهرست کشویی)
- ستون E به بعد: یک ستون برای هر نفر | مقدار: وزن سهم او در این خرج، مثلاً ۱ برای سهیم و ۰ برای غیرسهیم
- ستون آخر: جمع وزن‌ها | فرمول: جمع ستون‌های افراد در همان ردیف
ستون‌های افراد قلب جدول‌اند. اگر همه در یک خرج سهم مساوی دارند، زیر اسم همه ۱ بنویسید. اگر کسی سهیم نیست، ۰. اگر یک خانواده‌ی سه نفره سه سهم دارد، زیر اسمش ۳. با همین ستون‌ها تقسیم مساوی، سهمی و «فقط بین بعضی‌ها» در یک ساختار حل میشود.
فرمول‌های جدول دنگ به زبان ساده
در برگهی خرجها، برای هر خرج سهم ریالی هر نفر این‌طور حساب میشود: مبلغ خرج ضرب در وزن آن نفر، تقسیم بر جمع وزنهای آن ردیف. می‌توانید این را در ستون‌های جداگانه‌ی «سهم به تومان» بنویسید یا مستقیم در برگهی خلاصه جمع بزنید.
در برگهی خلاصه، برای هر نفر سه عدد لازم است:
- پرداختی: جمع مبلغ خرج‌هایی که پرداخت‌کننده‌شان این نفر است. در اکسل و گوگل‌شیت تابع SUMIF همین کار را میکند: شرط روی ستون پرداختکننده، جمع روی ستون مبلغ.
- سهم: جمع سهمهای تومانی این نفر از همهی خرجها. اگر ستون سهم تومانی جدا ساخته‌اید، یک SUM ساده روی آن ستون کافی است. اگر نه، تابع SUMPRODUCT می‌تواند مبلغ، وزن و جمع وزن‌ها را در یک فرمول ترکیب کند.
- مانده: پرداختی منهای سهم. مثبت یعنی طلبکار، منفی یعنی بدهکار.
در پایین ستون مانده، جمع همه را بگیرید. این عدد باید صفر باشد. اگر صفر نشد، یا وزنهای یک ردیف همه صفرند، یا اسم پرداختکننده با اسم برگهی خلاصه کمی فرق دارد، مثلاً «علی» و «علی » با یک فاصله‌ی اضافه.
چرا فهرست کشویی برای پرداختکننده لازم است؟
بیشترین خطای جدول‌های دنگ از تایپ اسمها میآید. اگر یک بار «محمد» و یک بار «ممد» بنویسید، SUMIF آن‌ها را دو نفر می‌بیند. با Data Validation در اکسل یا گوگل‌شیت، ستون پرداختکننده را به فهرست اسم‌های برگهی خلاصه محدود کنید تا فقط از همان فهرست انتخاب شود.
مثال کوچک: سه خرج، چهار نفر
- اجاره‌ی ویلا ۶ میلیون تومان، پرداختکننده علی، وزن‌ها: علی ۱، سارا ۱، رضا ۱، مینا ۱
- شام ۲ میلیون تومان، پرداختکننده سارا، وزن‌ها: علی ۱، سارا ۱، رضا ۱، مینا ۰ (مینا نیامده)
- قایق‌سواری ۸۰۰ هزار تومان، پرداختکننده رضا، وزن‌ها: علی ۰، سارا ۱، رضا ۱، مینا ۰
نتیجه‌ی برگهی خلاصه (به تومان)
- علی | پرداختی: ۶٬۰۰۰٬۰۰۰ | سهم: ۲٬۱۶۶٬۶۶۷ | مانده: ۳٬۸۳۳٬۳۳۳
- سارا | پرداختی: ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ | سهم: ۲٬۵۶۶٬۶۶۷ | مانده: منفی ۵۶۶٬۶۶۷
- رضا | پرداختی: ۸۰۰٬۰۰۰ | سهم: ۲٬۵۶۶٬۶۶۷ | مانده: منفی ۱٬۷۶۶٬۶۶۷
- مینا | پرداختی: ۰ | سهم: ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ | مانده: منفی ۱٬۵۰۰٬۰۰۰
جمع ماندهها صفر است، با یکی دو تومان اختلاف گرد کردن. برای حذف این اختلاف، سهم‌ها را با تابع ROUND به هزار تومان گرد کنید و اختلاف باقی‌مانده را به حساب پرداختکننده بگذارید.
تسویه را هم اکسل حساب میکند؟
این همان جایی است که اکسل کم می‌آورد. جدول به شما ماندهی هر نفر را میدهد، ولی نمی‌گوید چه کسی به چه کسی پول بدهد تا تعداد کارت‌به‌کارت‌ها کم باشد. در گروههای کوچک با یک طلبکار مشکلی نیست: همه به او پرداخت میکنند. با دو سه طلبکار باید دستی جفت کنید: بزرگ‌ترین بدهکار را به بزرگ‌ترین طلبکار وصل کنید، کمترِ دو مبلغ را منتقل کنید و تکرار کنید. نوشتن این الگوریتم با فرمول اکسل ممکن است ولی ساده نیست.
محدودیت‌های اکسل برای محاسبه دنگ
جدول مقایسه‌ی اکسل و اپ تقسیم هزینه
- ساخت اولیه | اکسل: نیم ساعت تا یک ساعت برای جدول درست | اپ: چند دقیقه
- ثبت روی گوشی | اکسل: سخت، به‌خصوص با ستون‌های زیاد | اپ: برای گوشی ساخته شده
- ثبت همزمان چند نفر | اکسل: با گوگل‌شیت ممکن، با اینترنت | اپ: بله، در بعضی اپ‌ها بدون اینترنت هم
- خطای انسانی | اکسل: فرمول یا اسم غلط کل جدول را خراب میکند | اپ: ساختار ثابت، خطای کمتر
- پیشنهاد تسویه | اکسل: نیاز به فرمول پیچیده یا کار دستی | اپ: خودکار
- انعطاف و گزارش‌گیری | اکسل: خیلی زیاد | اپ: محدود به امکانات اپ
اکسل برای کسی که حسابداری بلد است و گروه کوچکی دارد، ابزار خوبی است. برای سفری که پنج شش نفر همزمان خرج میکنند و نصفشان حوصلهی باز کردن فایل را ندارند، معمولاً یک نفر مجبور میشود همه چیز را وارد کند و دوباره همان مشکل مادرخرج پیش میآید.
اشتباه‌های رایج در فایل‌های اکسل دنگ
- قاطی شدن ریال و تومان. پیامک بانک ریال است؛ همهی مبالغ را تومان وارد کنید.
- ردیف‌هایی که وزن‌هایشان همه صفر است و باعث خطای تقسیم بر صفر می‌شوند.
- کپی کردن فرمول بدون قفل کردن ارجاع‌ها با علامت دلار، که با اضافه‌شدن ردیف‌ها فرمول را جابه‌جا میکند.
- اضافه کردن نفر جدید وسط سفر بدون اضافه کردن ستون او به همهی ردیف‌ها.
- اعداد فارسی که اکسل آن‌ها را متن می‌بیند و در جمع حساب نمی‌کند. اعداد را با کیبورد انگلیسی وارد کنید یا قالب سلول را عدد بگذارید.
- چند نسخه از یک فایل که هر کس روی یکی کار کرده است. اگر گروهی کار می‌کنید، گوگل‌شیت با یک لینک مشترک بهتر از فرستادن فایل اکسل است.
گوگل‌شیت یا اکسل؟
برای دنگ گروهی، گوگل‌شیت یک مزیت جدی دارد: چند نفر همزمان روی یک فایل کار میکنند و نسخه‌های مختلف درست نمیشود. فرمول‌های SUMIF و SUMPRODUCT در هر دو یکسان کار میکنند. عیبش این است که بدون اینترنت محدود است و در بعضی شبکه‌ها کند باز میشود. اکسل روی کامپیوتر سریع‌تر و بدون اینترنت است ولی اشتراک‌گذاری‌اش با گروه دردسر دارد.
کی از اکسل به اپ مهاجرت کنیم؟
اگر یکی از این‌ها برایتان آشناست، وقتش رسیده است: فایل را فقط یک نفر به‌روز میکند، حساب سفر یک هفته بعد از برگشت هنوز بسته نشده، سر وزن‌ها و فرمول‌ها بحث پیش آمده، یا ثبت خرج روی گوشی آن‌قدر سخت است که کسی ثبت نمی‌کند. برای مقایسه‌ی روش‌های مختلف تقسیم، راهنمای مدیریت هزینه گروهی هم کمک میکند.
اگر حساب‌های پروژه‌ی تیمی را در اکسل نگه می‌دارید، تقسیم هزینه‌های پروژه تیمی قاعده‌های بازپرداخت و خروج اعضا را دارد و برای گروههای بزرگ، محاسبه دنگ گروهی با چند پرداختکننده روش خالص‌کردن بدهی‌ها را با مثال نشان میدهد.
تورآن چه چیزی را جایگزین اکسل میکند؟
در اپ تورآن، به‌جای ستون‌های وزن و فرمول، هر خرج را با پرداختکننده و افراد سهیم ثبت می‌کنید و روش تقسیم را مساوی، درصدی، سهمی یا مبلغ ثابت انتخاب می‌کنید. ماندهی هر نفر خودکار حساب میشود و تورآن بدهی‌ها را خالص میکند تا کوتاهترین فهرست کارت‌به‌کارت را ببینید. اعضا خرجشان را خودشان و حتی بدون اینترنت ثبت میکنند. اگر گزارش جدولی لازم دارید، از بخش خروجی اطلاعات مالی می‌توانید داده‌هایتان را دریافت کنید.
چطور در اکسل دنگ حساب کنیم؟
فایل اکسل محاسبه دنگ آماده از کجا پیدا کنیم؟
در اکسل چطور دنگ نامساوی حساب کنیم؟
چرا جمع ماندهها در جدول دنگ صفر نمیشود؟
اکسل بهتر است یا اپلیکیشن دنگ؟
جمع‌بندی
جدول دنگ اکسلی با دو برگه، ستون‌های وزن و سه فرمول ساده کار میکند و جمع صفرِ ماندهها بهترین کنترل درستی آن است. ولی برای ثبت همزمان روی گوشی و پیدا کردن کوتاهترین راه تسویه، ابزاری که برای همین کار ساخته شده راحتتر است. اپ تورآن را نصب کنید یا برای حساب سریع از ماشین حساب دنگ استفاده کنید.
