تقسیم هزینههای پروژه تیمی: از پروژهی دانشجویی تا تیم استارتاپی
برای تقسیم هزینههای پروژه تیمی، قبل از شروع روی بودجه، روش تقسیم (مساوی یا به نسبت سهم)، کسی که خرید میکند و زمان تسویه توافق کنید، هر خرج را با رسید در یک جای مشترک ثبت کنید و تسویه را در نقطههای مشخص پروژه انجام دهید. این راهنما روش‌ها را برای پروژهی دانشجویی، تیم کاری، گروه هنری و تیم استارتاپی اولیه با جدول و مثال توضیح میدهد.
نوشتهٔ علیرضا
۷ دقیقه مطالعه
به‌روزرسانی:
فهرست مطالب
برای تقسیم هزینههای پروژه تیمی، قبل از اولین خرج روی چهار چیز توافق کنید: بودجه‌ی تقریبی، روش تقسیم (مساوی یا به نسبت سهم هر نفر)، کسی که خرید میکند و زمان تسویه. بعد هر خرج را با رسید در یک جای مشترک ثبت کنید و در نقطههای مشخص پروژه، مثلاً آخر هر ماه یا هر فاز، حساب را ببندید.
پروژه‌های تیمی خرج‌هایی دارند که از جیب اعضا داده میشود: چاپ و صحافی پروژهی دانشگاه، اجاره‌ی سالن برای یک نمایش، خرید قطعه برای یک نمونه‌ی اولیه یا هزینه‌ی سرور و دامنه برای یک ایده‌ی استارتاپی. مبلغ‌ها گاهی کوچک‌اند ولی چون پروژه چند هفته یا چند ماه طول می‌کشد، روی هم جمع می‌شوند. اکسل اولین ابزاری است که به ذهن می‌رسد و برای خیلی از تیم‌ها هم کار میکند؛ راهنمای ساخت آن را در اکسل محاسبه دنگ آورده‌ایم. این مقاله دربارهی قاعده‌ها و روش‌هاست.
هر نوع پروژه چه خرج‌هایی دارد؟
جدول نوع پروژه، خرجهای رایج و روش پیشنهادی
- پروژهی دانشجویی | خرجهای رایج: چاپ، صحافی، مواد ماکت، بازدید میدانی، نرم‌افزار | روش: مساوی | تسویه: پایان پروژه
- تیم کاری داخل شرکت | خرجهای رایج: ناهار جمعی، هدیه، رفت‌وآمد | روش: مساوی بین حاضران | تسویه: ماهانه، مگر اینکه شرکت پرداخت کند
- گروه هنری یا موسیقی | خرجهای رایج: اجاره‌ی سالن و استودیو، تجهیزات، تبلیغ | روش: مساوی یا به نسبت سهم از درآمد | تسویه: بعد از هر اجرا
- تیم استارتاپی اولیه | خرجهای رایج: سرور، دامنه، ثبت شرکت، مشاوره، طراحی | روش: به نسبت سهم یا ثبت بهعنوان آورده | تسویه: در هر فاز یا هنگام ثبت شرکت
- گروه داوطلبانه یا خیریه | خرجهای رایج: اقلام، حمل، چاپ | روش: صندوق مشترک با گزارش | تسویه: گزارش دوره‌ای
توافق اولیه: پنج سؤال قبل از اولین خرج
- بودجه‌ی تقریبی پروژه چقدر است و سقف خرج هر نفر کجاست؟
- روش تقسیم چیست: مساوی، به نسبت سهم، یا به نسبت زمان و نقش؟
- چه کسی اجازه دارد بدون هماهنگی خرج کند و تا چه مبلغی؟ مثلاً «تا ۵۰۰ هزار تومان بدون پرسیدن، بیشتر با تأیید گروه».
- خرجها کجا و با چه مدرکی ثبت می‌شوند؟
- تسویه کی انجام میشود: پایان پروژه، ماهانه یا در هر فاز؟
این پنج جواب را در یک پیام در گروه پروژه بنویسید و سنجاق کنید. برای پروژه‌های جدی‌تر، مثل تیم استارتاپی، آن را در یک سند کوتاه که همه امضا میکنند بیاورید.
روش‌های تقسیم در پروژهی تیمی
مساوی
برای پروژه‌های دانشجویی و تیم‌هایی که سهم همه در نتیجه برابر است، ساده‌ترین روش است. هر خرج بر تعداد اعضا تقسیم میشود.
به نسبت سهم
اگر اعضا سهم متفاوتی از نتیجه دارند، مثلاً در یک گروه موسیقی که درآمد اجرا به نسبت سهم تقسیم میشود، خرجها هم به همان نسبت تقسیم شوند. این منطقی‌ترین روش برای پروژههایی است که درآمد دارند.
آورده در تیم استارتاپی
در تیم‌های استارتاپی اولیه، خرج‌هایی که یک بنیانگذار از جیبش میدهد معمولاً «آورده» حساب میشود و در تقسیم سهم شرکت یا بازپرداخت بعدی اثر دارد. اینجا ثبت دقیق مهم‌تر از تسویه‌ی سریع است. اگر قرار است این خرجها بعداً از پول سرمایهگذار یا درآمد شرکت برگردد، از اول کتبی بنویسید و دربارهی شکل حقوقی آن با یک مشاور صحبت کنید.
ثبت شفاف خرجها
در پروژهی تیمی، ثبت برای دو چیز است: تسویه بین اعضا و گزارش. اگر قرار است شرکت، دانشگاه یا اسپانسر بخشی از خرجها را برگرداند، رسید لازم است. برای هر خرج این‌ها را ثبت کنید: تاریخ، شرح، مبلغ، پرداخت‌کننده، افراد سهیم و عکس رسید یا فاکتور. خرجها را دسته‌بندی کنید تا آخر پروژه بدانید پول بیشتر صرف چه شده است.
مثال: پروژهی پایانی چهار دانشجوی معماری
چهار دانشجو برای پروژهی پایانی ترم خرج‌هایی داشته‌اند:
- مواد ماکت: ۲٬۴۰۰٬۰۰۰ تومان، پرداخت‌کننده سارا
- چاپ پوستر و شیت‌ها: ۱٬۶۰۰٬۰۰۰ تومان، پرداخت‌کننده امیر
- بازدید میدانی و رفت‌وآمد: ۸۰۰٬۰۰۰ تومان، پرداخت‌کننده لیلا
- اشتراک یک ماهه‌ی نرم‌افزار رندر: ۴۰۰٬۰۰۰ تومان، پرداخت‌کننده امیر
جمع ۵٬۲۰۰٬۰۰۰ تومان و سهم هر نفر ۱٬۳۰۰٬۰۰۰ تومان است. سارا ۱٬۱۰۰٬۰۰۰ و امیر ۷۰۰٬۰۰۰ تومان طلبکارند. لیلا ۵۰۰٬۰۰۰ و رضا که خرجی نداشته ۱٬۳۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکارند. تسویه: رضا ۱٬۱۰۰٬۰۰۰ به سارا و ۲۰۰٬۰۰۰ به امیر، لیلا ۵۰۰٬۰۰۰ به امیر. سه تراکنش.
وقتی شرکت یا اسپانسر قرار است خرجها را برگرداند
در تیم‌های کاری داخل شرکت یا پروژههایی که اسپانسر دارند، معمولاً اعضا اول از جیب خودشان خرج میکنند و بعد با ارائه‌ی فاکتور پول را پس می‌گیرند. اینجا سه چیز اهمیت دارد. اول، قبل از خرج بپرسید چه چیزهایی قابل بازپرداخت است و چه مدرکی لازم دارد؛ بعضی شرکت‌ها فقط فاکتور رسمی با مشخصات شرکت را قبول میکنند. دوم، یک نفر مسئول جمع‌کردن فاکتورها و ارائه‌ی آن‌ها باشد تا پراکنده نشوند. سوم، تا وقتی پول برنگشته، خرجها را بین اعضا حساب کنید تا کسی که بیشتر خرج کرده، منتظر روند اداری نماند. وقتی بازپرداخت رسید، آن را به نسبت همان سهم‌ها بین اعضا برگردانید یا بهعنوان یک «درآمد» در حساب پروژه ثبت کنید تا ماندهها خودبه‌خود اصلاح شوند.
اختلاف‌های رایج در هزینه‌ی پروژهی تیمی
- عضوی که در کار کم‌کار بوده ولی سهم مساوی از خرج دارد. اگر سهم کار با سهم خرج فرق دارد، از اول درباره‌اش حرف بزنید، نه آخر پروژه.
- خرید گران بدون هماهنگی. سقف خرج بدون تأیید، این مشکل را حل میکند.
- عضوی که وسط پروژه کنار می‌رود. خرجهای تا آن روز را با او تسویه کنید و قاعده‌اش را از اول داشته باشید.
- وسایلی که با پول مشترک خریده شده و بعد از پروژه می‌ماند، مثل یک دوربین یا قطعه. مالکیتش را روشن کنید: یکی بخرد و سهم بقیه را بدهد، یا بفروشید و پول را تقسیم کنید.
- خرج‌هایی که قرار بود شرکت یا دانشگاه برگرداند و برنگرداند. تا وقتی برنگشته، آن را مثل بقیه‌ی خرجها بین اعضا حساب کنید.
برای قاعده‌های حل بحث، مدیریت اختلافات دنگ و دونگ را ببینید.
چرا ثبت دقیق در پروژهی تیمی مهم‌تر از سفر است؟
سفر چند روز طول می‌کشد و همه در همه‌ی خرجها حاضرند. پروژهی تیمی هفته‌ها یا ماه‌ها طول می‌کشد، اعضا در زمانهای مختلف خرج میکنند و کسی همه را نمی‌بیند. حافظه در این مدت قابل اعتماد نیست. علاوه بر این، پروژه‌های تیمی گاهی به رابطه‌ی کاری ادامه‌دار تبدیل می‌شوند؛ دلخوری مالی در اول کار، رابطه‌ی کاری را از اول خراب میکند.
اگر تیمتان به ابزار تخصصی فکر میکند، مزایای پلتفرم مدیریت مالی گروهی را ببینید و برای بستن حساب پایان پروژه، محاسبه دنگ گروهی با چند پرداخت‌کننده مثال کامل دارد.
تورآن برای هزینههای پروژهی تیمی چه دارد؟
در اپ تورآن برای هر پروژه یک رویداد می‌سازید و اعضا را دعوت می‌کنید. هر کس خرجش را با مبلغ، توضیح و افراد سهیم ثبت میکند و تقسیم میتواند مساوی، درصدی، سهمی یا با مبلغ ثابت باشد. خرجها دسته‌بندی می‌شوند و فهرست فعالیت‌ها نشان میدهد چه کسی چه خرجی را کی اضافه کرده است. در هر نقطه‌ی تسویه، تورآن بدهیها را خالص میکند و فهرست کوتاه کارت‌به‌کارت را نشان میدهد. خروجی اطلاعات مالی هم برای گزارش‌دهی قابل دریافت است.
هزینههای پروژهی تیمی را چطور تقسیم کنیم؟
در پروژهی دانشجویی چه کسی باید خرجها را بدهد؟
خرجهای بنیانگذار در استارتاپ اولیه چطور حساب میشود؟
اگر عضوی وسط پروژه کنار برود، سهم خرجش چه میشود؟
برای ثبت هزینههای پروژه اکسل بهتر است یا اپ؟
جمع‌بندی
تقسیم هزینههای پروژه تیمی با یک توافق اولیه شروع میشود و با ثبت شفاف و تسویه‌ی مرحله‌ای ادامه پیدا میکند. روش تقسیم را با نوع پروژه جور کنید و قاعده‌ی خرج بدون هماهنگی، خروج اعضا و وسایل مشترک را از اول بنویسید. برای حساب سریع پایان یک پروژه، ماشین حساب دنگ را امتحان کنید.
